Vertragsverwaltung

Funktion

Es sollen Verträge mit docuvita verwaltet werden. Hierfür werden Vertragsakten geführt, in denen dann alle Dokumente und Unterlagen zum jeweiligen Vertrag verwaltet werden.

Einige Verträge sollen in einem bestimmten Intervall zur Wiedervorlage gebracht und der jeweilige verantwortliche Mitarbeiter darüber informiert werden. Einzelne Vertragsdokumente können ebenfalls Wiedervorlagen haben. Des weiteren besteht die Möglichkeit einzelnen Vertragsdokumenten einem Freigabeprozess zu unterziehen. 

Verträge können sich auf Kunden, wie Lieferanten beziehen.

Workflows

Wiedervorlage Vertrag

Dieser Workflow erzeugt eine Wiedervorlage auf einer Vertragsakte. Er wird automatisch gestartet wenn

• ein Wiedervorlagedatum (Wiedervorlage) vorhanden ist und
• ein Verantwortlicher (Zuständig) eingetragen ist und
• kein anderer Workflow vom gleichen Typ auf dem Vertrag aktiv ist.

Die notwendigen oben beschriebenen Startvorraussetzungen werden einmal täglich geprüft und bei Änderungen wird entsprechend reagiert. Dies kann z.B.

• die Änderung des Wiedervorlage Datums
• oder die Anpassung des zuständigen docuvita Benutzers 

betreffen.

Nach dem Erreichen der Wiedervorlage bekommt der zuständige docuvita Benutzer eine neue Workflowaufgabe zugewiesen.

Ablauf

1. Überprüfung, ob das Wiedervorlage Datum erreicht ist.
   • Liegt in der Zukunft → Weiter mit Schritt 1.
   • Erreicht → Weiter mit Schritt 2.
2. Erstellen einer neuen Workflowaufgabe für die zuständige Person.
3. Prüfung durch den Verantwortlichen:
   • Erledigt / keine weitere Wiedervorlage: Es erfolgt keine neue Wiedervorlage. Das Wiedervorlagedatum wird gelöscht → Workflow wird beendet.
   • Geprüft / Nächste Wiedervorlage setzen: Das neue Wiedervorlagedatum wird automatisch vorgeschlagen (letztes WV-Datum + WV-Rhythmus). Es wird ein neues Wiedervorlagedatum eingetragen. Das Datum wird in den Dokumentendaten aktualisiert. → Weiter mit Schritt 1.
   • Weiterleiten: Der neue Bearbeiter muss ausgewählt werden. Es erfolgt eine Anpassung in dem Dokumentendaten (Feld Zuständig). → Weiter mit Schritt 2.

Um einen erneute Wiedervorlage für einen Vertrag einzurichten, kann im Vertrag ein neues Wiedervorlagedatum eingetragen werden. Der erneute Start des Workflows erfolgt dann anhand der täglichen Überprüfung der notwendigen Startbedingungen.

Wiedervorlage Dokument

Dieser Workflow erzeugt eine Wiedervorlage auf einem Vertragsdokument. Er wird automatisch gestartet wenn…

1. ein Wiedervorlagedatum (Wiedervorlage) vorhanden ist und
2. ein Verantwortlicher (Zuständig) eingetragen ist und
3. kein anderer Workflow vom gleichen Typ auf dem Vertrag aktiv ist.

Alternativ kann der Workflow auch manuell gestartet werden. Hierzu werden beim Start folgende Angaben benötigt:

• Angabe des zuständigen Bearbeiters (docuvita Benutzer). Dieser wird aus den Objektdaten vorbelegt, kann aber auch manuell geändert werden.
• Angabe eines Wiedervorlagedatums

Ablauf

1. Überprüfung, ob das Wiedervorlagedatum erreicht ist.
   • Liegt in der Zukunft → Weiter mit Schritt 1
   • Erreicht → Weiter mit Schritt 2
2. Erstellen einer neuen Workflowaufgabe für die zuständige Person.
3. Prüfung durch den Verantwortlichen:
   • Erledigt / keine weitere Wiedervorlage: Es erfolgt keine neue Wiedervorlage. Das Wiedervorlagedatum wird gelöscht → Workflow wird beendet.
   • Geprüft / Nächste Wiedervorlage setzen: Es wird ein neues Wiedervorlagedatum eingetragen. Das Datum wird in den Dokumentendaten aktualisiert. → Weiter mit Schritt 1.
   • Weiterleiten: Der neue Bearbeiter muss ausgewählt werden. Es erfolgt eine Anpassung in dem Dokumentendaten (Feld Zuständig). → Weiter mit Schritt 2.

Freigabe Dokument

Mit diesem Workflow kann ein Vertragsdokument freigegeben werden. Dieser Workflow wird manuell gestartet.

Beim Starten des Workflows sind folgende Angaben erforderlich:

• Zuständiger Bearbeiter (docuvita Benutzer): Dieser wird aus den Objektdaten vorbelegt, kann aber auch manuell geändert werden.
• Nachricht / Notiz für den Bearbeiter

Wird beim Starten des Workflows ein vorgeschlagener Bearbeiter angepasst, so erfolgt diese Anpassung auch in dem Dokumentendaten (Feld Zuständig).

Ablauf

1. Erstellen einer neuen Workflowaufgabe für die zuständige Person.
2. Freigabe durch den Verantwortlichen:
   • Freigabe: Workflow setzt Feld Freigegeben im Dokument und zusätzlich den Dokumentstatus auf freigegeben. → Workflow wird beendet.
   • Weiterleiten: Der neue Bearbeiter muss ausgewählt werden. Es erfolgt eine Anpassung in dem Dokumentendaten (Feld Zuständig). → Weiter mit Schritt 1.
   • Storno Das Feld Beschreibung wird in der ersten Zeile um den Eintrag ”*** Storno ***” erweitert. → Workflow wird beendet.

Starten von Workflows

Workflows können manuell über das Objekt-Menü im docuvita Client gestartet werden. Es kann z.B. der docuvita Standardworkflow Information auf einem beliebigen (Vertrags-)Dokument gestartet und so das Dokument zur Kenntnisnahme weitergeleitet werden. Darüber hinaus können die beiden Workflows 

• Wiedervorlage Dokument
• Freigabe Dokument

ebenfalls manuell für ein Vertragsdokument gestartet werden. 

Workflows können aber auch automatisch gestartet werden. Dabei wird in periodischen Abständen geprüft, ob neue Vertragsdokumente bzw. neue Verträge vorhanden sind. Falls ja, wird der entsprechende Workflow gestartet. Vor dem Start wird geprüft, ob auf diesem Objekt kein weiterer Workflow vom selben Typ aktiv ist. Sollte bereits ein Workflow aktiv sein, so erfolgt kein weiterer Start des Workflows.

Mailversand bei offenen Aufgaben

Einmal täglich wird geprüft, ob docuvita-Benutzer in den letzten 24 Stunden neue Workflowaufgaben bekommen haben. Sind Aufgaben noch offen, so erfolgt eine Benachrichtigung per Mail. Sollte der Benutzer Aufgaben haben, die älter sind als fünf Tage sind, bekommt er eine Erinnerungsnachricht per Mail. Der Versand der Erinnerung erfolgt solange die Aufgabe abgeschlossen ist.

Objekttypen

Vertrag

Übergeordneter Objekttyp: Arbeitsmappe
Keyfields: obj.vouchernumber (global)

Feldame	Interner Name	Typ	Beschreibung
Name*	obj.name	String	-
Beschreibung	obj.description	String	-
Vertragsnummer*	obj.vouchernumber	String	-
Vertragsart*	obj.vouchertype	String	Mögliche Werte: Dienstleistung Hosting Versicherung Kaufvertrag Miet-/Leasingvertrag Wartungsvertrag Beratung/Anwalt Partnerschaften/Sponsoring
Vertragsbeginn*	objvalidfrom	Datetime	-
Vertragsende	objvaliduntil	Datetime	-
Autom. Verlängerung*	AutoVerlaengerung	Boolean	-
Verlängerung am	VerlaengerungAm	Datetime	Das Datum, an dem sich der Vertrag verlängert (nur sinnvoll, falls AutoVerlaengerung = Ja).
Kündigungsfrist	Kuendigungsfrist	Number	Kündigungsfrist in Monaten
Wiedervorlage Rhythmus	WVRhythmus	Number	Nach wie vielen Monaten ab dem letzen Wiedervorlagedatum erfolgt die Wiedervorlage.
Wiedervorlage	Wiedervorlage	Datetime	Datum, an dem dieser Vertrag dem zuständigen Mitarbeiter zur Wiedervorlage vorgelegt wird. Wird vom Workflow als Wiedervorlagedatum verwendet. Falls dieses Feld gesetzt ist, wird automatisch der Workflow Vertrag: Wiedervorlage Vertrag gestartet
Zuständig	Zustaendig	String	Der docuvita User, der für den Vertrag zuständig ist.
Abrechnungsperiode	Abrechnungsperiode	String	Mögliche Werte: Monat Quartal Jahr Fallbezug einmalig
Kreditoren- / Debitorennummer	AdressNummer	String	-
* Pflichtfeld

Vertragsordner

Übergeordneter Objekttyp: Vertrag
Keyfields: obj.name (local)

Feldame	Interner Name	Typ
Name*	obj.name	String
Beschreibung	obj.description	String
*Pflichtfeld

Vertragsdokument

Übergeordneter Objekttyp: Vertragsordner
Keyfield: obj.Name

Feldame	Interner Name	Typ	Beschreibung
Name*	obj.name	String	-
Beschreibung	obj.description	String	-
Vertragsnummer*	obj.vouchernumber	String	Wird automatisch aus übergeordnetem Vertrag gesetzt (verriegelt).
Vertragsart*	obj.vouchertype	String	Wird automatisch aus übergeordnetem Vertrag gesetzt (verriegelt).
Dokumenttyp	obj.documenttype	String	Mögliche Werte: Vertrag Nachtrag Ergänzung Angebot Anfragen Schriftverkehr Kündigung
Freigegeben	Freigegeben	Boolean	Wird automatisch durch Workflow gesetzt.
Zuständig	Zustaendig	String	Der docuvita User, der für das Dokument zuständig ist. Notwendig, falls Wiedervorlage gesetzt ist.
Wiedervorlage	Wiedervorlage	Datetime	Datum, an dem dieses Dokument dem zuständigen Mitarbeiter zur Wiedervorlage vorgelegt wird. Wird vom Workflow als Wiedervorlagedatum verwendet.
*Pflichtfeld

Objekthierachie