EMailArchiver¶
Einleitung¶
Dieses Handbuch richtet sich an Systemadministratoren und IT-Verantwortliche, die vor der Aufgabe stehen, ein bereits installiertes docuvita Dokumentenmanagement-System auf die speziellen Anforderungen zur Installation des EMailArchiver anzupassen. Es erläutert die Schritte, die für eine Installation und Konfiguration des EMailArchiver erforderlich sind.
Über dieses Handbuch¶
In diesem Kapitel möchten wir Sie mit Ziel und Zweck dieses Handbuches vertraut machen. Hier finden Sie Informationen über das Konzept des Aufbaus dieses Handbuches. Dieses Handbuch erklärt die Funktionen und die Einrichtung des EMailArchiver. Die Installation sowie die Konfiguration des EMailArchiver können sich, je nach verwendeten docuvita System, im Ablauf leicht unterscheiden. Das prinzipielle Vorgehen ist aber unabhängig von der verwendeten docuvita Version. Die Verfahren und Beispiele, die in diesem Handbuch dargestellt sind, gehen davon aus, dass Sie mit einem aktuellen Windows Betriebssystem und einem aktuellen Browser arbeiten. Manche Vorgehensweisen können von diesem Handbuch abweichen.
Symbolerklärung¶
An verschiedenen Stellen dieses Handbuches finden sich Hinweis-Boxen, die Sie auf besonders wichtige oder wissenswerte Informationen aufmerksam machen sollen. Mit * markierte Kapitel oder Bedienelemente müssen nicht zwangsläufig in sämtlichen Installationen sichtbar sein. Die Sichtbarkeit kann zusätzlich von den Berechtigungen des einzelnen Benutzers abhängen.
Achtung
Diese Hinweise sollten Sie unbedingt beachten.
Info
Hinweise dieser Kategorie enthalten hilfreiche Tipps.
E-Mail Archivierung mit docuvita DMS¶
Das docuvita DMS stellt alle technischen Hilfsmittel zur Verfügung, um eine revisionssichere E-Mail Archivierung im Unternehmen einführen zu können. Um eingehende Nachrichten vor Manipulation zu schützen, werden sie bereits archiviert, bevor sie den Nutzer erreichen. Zudem steuert ein Berechtigungssystem den Zugriff auf die Daten und eine Zugriffsprotokollierung ermöglicht die Kontrolle der Datennutzung. Durch die Archivierung im docuvita DMS kann vor allem gewährleistet werden, dass E-Mails in ihrem betrieblichen Zusammenhang mit anderen Dokumenten an einem Ort zur Verfügung stehen.
Die Ablage in individuellen bzw. branchenspezifischen Aktenstrukturen und das schnelle Wiederauffinden von Dokumenten aus unterschiedlichen Quellen (Brief, Fax, E-Mail, etc.) erleichtert die Informationsgewinnung entscheidend. Archivierte E-Mails lassen sich ebenfalls in automatisierte Wiedervorlagen und Workflows einbetten. Damit stehen sämtliche Informationen bei der digitalen Bearbeitung dokumentenbasierter Geschäftsprozesse zur Verfügung.
Systemvorausseztungen¶
- Windows Server ab 2012 64-bit, alternativ Windows 10 64-bit
- docuvita Mindestversion 19.1.xx
- .NET-Framework ab Version 4.6
- Eine Internetverbindung für die Aktivierung und die regelmäßige Validierung der Lizenz
- Postfach mit IMAP Zugriff ODER
- AMTANGEE CRM ODER
- Exchange Server mit EWS Funktionalität ab der Version 2012
Installation¶
Um die E-Mail Archivierung verwenden zu können, sind folgende Schritte notwendig:
Installationskomponenten¶
Komponente | Erforderlich | Beschreibung |
---|---|---|
dvs.EmailArchiver | Ja | Der dvs.EMailArchiver ist ein eigenständiger Windows Dienst, der dafür zuständig ist E-Mails von Ihrem Postfach herunterzuladen und diese dann ordnungsgemäß in Ihrem docuvita zu archivieren. |
dvs.EMailArchiver.Maintainer | Optional | Mit dem dvs.Maintainer können die AutoProfiler xml-Dateien erstellt werden. Ebenfalls ist es möglich die Zugriffsrechte (ACL) auf den archivierten E-Mails in docuvita zu löschen bzw. diese neu und individuell zu setzen. |
dvs.EMailArchiver.Maintainer.Configurator | Optional | Mithilfe dieser graphischen Oberfläche können Sie mühelos eine Konfigurationsdatei für den dvs.Maintainer erstellen. |
dvs.EMailArchiver.Monitoring | Optional | Monitoring ist ein eigenständiger Windowsdienst, der überprüfen kann, ob neue E-Mails im docuvita vorhanden sind. Bei Bedarf können mit diesem Dienst auch Benachrichtigungsmails versendet werden. |
dvs.EMailArchiver.UpdateConfiguration | Optional | Mit diesem Programm können Sie eine bereits vorhandene Konfiguration des EMailArchiver aus der Version 1.0.x auf die aktuelle Version 19.x konvertieren. |
dvs.Password.Encrypt | Optional | Mit diesem Programm können Sie Ihre Passwörter verschlüsseln und diese dann in der Konfigurationsdatei speichern. |
Komponente
Nach erfolgreicher Installation sind die einzelnen Komponenten in dem Installationsverzeichnis zu finden. Bei der Installation können Sie auswählen, welche Komponenten mitinstalliert werden sollen.
Installation des EMailArchiver¶
Dieses Kapitel enthält Informationen, die für ein erfolgreiche Installation des EMailArchiver durchzuführen sind.
Aministrator Rechte
Für die Installation des EMailArchiver sind Administratorrechte erforderlich.
Führen Sie die Datei dvs.EMailArchiver xx.xx.xx.msi aus.
Im nachfolgenden Schritt erscheint ein Fenster. Klicken Sie auf Weiter um mit der Installation zu beginnen.
Lesen Sie sich die Lizenzvereinbarung durch und bestätigen Sie diese.
Lizenzvertrag
Der Lizenzvertrag ist nach der Installation im help-Ordner zu finden.
Im nächsten Schritt werden Sie nach dem Lizenzschlüssel gefragt.
Lizenzdatei
Nach erfolgreicher Installation muss die Lizenzdatei noch direkt in das Installationsverzeichnis abgelegt werden.
Im nächsten Schritt haben Sie die Möglichkeit den Ablageort für die Log-Dateien anzupassen.
Im darauf folgenden Fenster können Sie den Installationsordner sowie die zu installierenden Komponenten auswählen.
Anschließend kann die Installation gestartet werden, in dem Sie auf Installieren klicken.
Nach einer erfolgreichen Installation erscheint abschließend folgendes Fenster.
Update des EMailArchiver¶
Update von Version 1.xx
Sollten Sie ein Update von der Version 1.xx durchführen müssen finden Sie hier eine Anleitung dazu
Führen Sie die Schritte wie unter Installation des EMailArchiver beschrieben aus durch. Abschließend muss der der Windowsdienst dvs.EMailArchiver neu gestartet werden.
docuvita Einstellungen¶
In diesem Kapitel finden Sie alle notwendigen Einstellungen, die Sie in Ihrem docuvita vornehmen müssen.
docuvita.online
Für docuvita.online-Benutzer sind die nachfolgend beschriebenen Objekte schon vorhanden. Daher können Sie diesen Schritt überspringen und direkt hier fortfahren.
Archiv Ordner anlegen (optional)*¶
Für die Archivierung der E-Mails in docuvita empfehlen wir einen separaten Ordner in dem alle E-Mails abgelegt werden. Den Ordnernamen können Sie frei definieren (z.B. E-Mail Archiv).
Objekt ID
Notieren Sie die Objekt ID von diesem Ordner. Diese wird im späteren Verlauf für die Konfiguration noch benötigt.
Eigenständiger Objekttyp für E-Mail Ordner
Sie können selbstverständlich auch einen eigenständigen Objekttyp für den E-Mail Ordner definieren. Damit lassen sich Benutzerberechtigungen präziser einstellen.
Objekttyp E-Mail erstellen *¶
Es empfiehlt sich für die E-Mail Archivierung einen neuen Objekttyp Mail bzw. E-Mail vom Typ Document anzulegen. Dieser Objekttyp muss bei Konfiguration der Ablagehierarchie mindestens den Objekttyp Ordner zugewiesen werden.
Achtung
Wird die Konfiguration der Ablagehierarchie nicht gesetzt, so können die E-Mails nur im Root-Verzeichnis abgelegt werden. Dies muss dann aber auch in der Konfiguration entsprechend angepasst werden.
Objekttype ID
Notieren Sie die Objekttype ID des erstellten Objekttypes. Diese wird im späteren Verlauf der Konfiguration noch benötigt.
docuvita Benutzer anlegen *¶
Die komplette Kommunikation des EMailArchiver mit docuvita erfolgt über die docuvita API. Aus diesem Grund muss ein docuvita-Benutzer mit ausreichenden Berechtigungen im System vorhanden sein. Sie können den Benutzer Administrator für die E-Mail Archivierung verwenden. Wir empfehlen aber einen eigenständigen Benutzer zu verwenden. Eine Anleitung zum Anlegen eines neuen Benutzers finden Sie hier.
Vorteile eines eigenständigen Benutzers sind:
- Bei der Verlaufs-Protokollierung können Sie zwischen Zugriffen des EMailArchiver und des Administratorbenutzers unterscheiden.
- Sie können den Zugriff des Archivierungsbenutzers auf Benutzer, Gruppen, E-Mails und (E-Mail) Ordner beschränken.
Folgende Berechtigungen benötigt der Benutzer:
- Anlegen von (E-Mail) Ordnern
- Lesezugriff bei Benutzer und Benutzergruppen (wird verwendet für das Auslesen der benutzerbezogenen E-Mail Adressen)
- Freigabe beim Objekttyp E-Mail
- Mitglied in der Benutzergruppe Systemadministratoren (Überprüfung des Lizenzstatus)
E-Mail Adressen einem docuvita-Benutzer zuordnen *¶
Manuelle Zuordnung¶
Für die Vergabe der Zugriffsrechte auf archivierte E-Mails müssen zunächst in docuvita beim Benutzer die für ihn gültigen E-Mail-Adressen in einem Eigenschaftenfeld hinterlegt werden. Normalerweise wird hierfür das Feld “E-Mail-Adresse” in den Benutzereigenschaften verwendet. Falls der Benutzer über mehrere E-Mail-Adressen verfügt, können diese als kommagetrennte Liste eingegeben werden. Sollten die E-Mail-Adressen mit einem ActiveDirectory synchronisiert werden (z.B. bei Einsatz des Moduls ActiveDirectorySync) enthalten diese Adressen u.U. das Prefix “smtp:” oder “SMTP:”. Adressen in dieser Form sind ebenfalls gültig.
docuvita-online
Für docuvita.online-Benutzer werden die E-Mail-Adressen aus dem Feld E-Mail-Adressen (Archivierung) verwendet.
Hinweis bei mehreren E-Mail Adressen
Falls Sie mehrere E-Mail-Adressen verwenden, ist es anzuraten, ein zusätzliches Individualfeld für diese Liste zu verwenden und zusätzlich die primäre E-Mail Adresse im Feld E-Mail-Adresse zu hinterlegen. Hintergrund ist, dass beispielsweise docuvita Workflows das Feld E-Mail Adresse für den Versand von Mails an den Benutzer verwenden.
Hinweis zu Verteilergruppen
Falls der Benutzer auch E-Mails über eine Verteilerliste bekommt, so können Sie die E-Mail-Adresse dieser Liste auch in den Benutzer-E-Mail-Adressen hinterlegen, anstatt eigene Verteilergruppen in docuvita einzurichten. Der Benutzer erhält automatisch Zugriff auf alle E-Mails, die an eine seiner zum Archivierungszeitpunkt zugewiesenen E-Mail-Adressen gesendet wurden.
ActiveDirectory Integration¶
Bei der Verwendung von ActiveDirectrory können die E-Mail-Adressen direkt per LDAP Abfrage des AD-Servers gelesen werden. Diese so ermittelten Adressen werden dann auch für die Vergabe der Zugriffsrechte auf die archivierten E-Mails verwendet. Wird eine E-Mail archiviert und gibt es dazu keinen passenden Benutzer in docuvita, so kann dieser auch automatisch angelegt werden. Folgende Einstellungen werden für den docuvita Benutzer hinterlegt:
- Standardmäßig wird die primäre SMTP-Adresse als Benutzername verwendet. In der Konfigurationsdatei des EMailArchiver können weitere Konfigurationen zur Namens- und Passwortvergabe hinterlegt werden.
- Die primäre SMTP-Adresse des ActiveDirectory-Benutzers wird in das Feld E-Mail-Adresse eingetragen.
- Die Anlage des Benutzers erfolgt in der docuvita-Gruppe UserParentObjectId der jeweiligen Postbox-Konfiguration.
Bei der Verwendung der ActiveDirectory Integration müssen die E-Mail-Adressen nicht mehr im docuvita Benutzerstamm gepflegt werden. Es können hier aber zusätzliche E-Mail-Adressen eingetragen werden.
Konfiguration¶
Im folgenden Abschnitt werden wir Ihnen zeigen, wie der EMailArchiver zu konfigurieren ist. Die Konfigurationsdatei befindet sich im Installationsodner im Unterordner Config. Sie verfügt über mehrere Sektionen, die hier der Reihenfolge nach beschrieben werden. Die hier beschriebene Konfiguration hat die Version 18.11.5.
Standardinstallationsordner
Der Standardinstallationsordner lautet C:\Program Files (x86)\docuvita\dvs.EMailArchiver
Änderung der Konfiguration
Nach einer Änderung der Konfigurationsdatei ist ein Neustart des Dienstes dvs.EMailArchiver zwingend notwendig.
docuvita¶
Klicken Sie hier um die docuvita-Konfiguration zu sehen
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Feldname | Typ | Beschreibung |
---|---|---|
DvServerAddress | String | URL des docuvita-Servers |
DvUseSingleSignOn | Boolean | Wenn true, wird die Windows-Anmeldung verwendet. Der Dienstebenutzer wird für die Anmeldung bei docuvita verwendet. |
MailObjectType | Numeric | Objekttyp-Id der E-Mail in docuvita |
FolderObjectType | Numeric | Objekttyp-Id des Ordners in docuvita |
UserObjectType | Numeric | Objekttyp-Id des Benutzers in docuvita |
AuthenticationConfigurationId | Numeric | Art der Benutzeranmeldung bzw. der zu verwendende Anmeldeprovider |
GroupObjectType | Numeric | Objekttyp-Id der Benutzergruppe in docuvita |
UserSmtpAddressesField | String | Name des docuvita-Benutzerfeldes, das die zu archivierenden E-Mail-Adressen beinhaltet (kommagetrennte Liste). |
GroupSmtpAddressesField | String | Name des docuvita-Gruppenfeldes, das die zu archivierenden E-Mail-Adressen beinhaltet. z.B. Verteilergruppen. |
AutoCreateUsers | Boolean | Wenn true, dann werden ActiveDiretory-Benutzer in docuvita angelegt (bedingt OperationMode=0 ) sobald eine E-Mail archiviert wird. |
UserNameMode | Numeric | Wie soll der Benutzername in docuvita gebildet werden:
|
SearchMailMessageId | Boolean | Wenn true, wird nach der MailMessageId gesucht und ggf. die E-Mail kein weiteres mal archiviert. |
NewUserGeneratePassword | Boolean | Wenn true, wird ein zufälliges Passwort für neu erstellte Benutzer automatisch generiert. |
NewUserPasswordStrength | Numeric | Die Länge des automatisch generierten Passworts für neue Benutzer. |
Verwendung von Single Sign On
Bei der Verwendung von SSO muss in docuvita ein entsprechender Anmeldeprovider hinterlegt sein.
ActiveDirectory¶
Klicken Sie hier um die ActiveDirectory-Konfiguration zu sehen
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Feldname | Typ | Beschreibung |
---|---|---|
ActiveDirectoryServer | String | Name oder IP-Adresse des ActiveDirectory-Servers. |
ActiveDirectoryUser | String | Benutzername, mit dem die Authentifizierung beim AD-Server stattfindet. |
ActiveDirectoryPassword | String | Passwort des angegebenen AD-Benutzers |
UseNTLMAuth | Boolean | Wenn true, wird die NTLM-Authentifikation für den AD-Server statt Benutzername und Passwort verwendet. Es wird der Dienstebenutzer verwendet. |
IsDominoServer | Boolean | Wenn true, dann handelt es sich um einen Domino-Server und nicht um einen ActiveDirectory-Server. (Beta-Status) |
SMTP¶
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Feldname | Typ | Beschreibung |
---|---|---|
SmtpHost | String | Host oder IP-Adresse des SMTP-Server |
SmtpPassword | String | SMTP-Passwort |
SmtpUser | String | SMTP-Benutzer |
SmtpPort | Numeric | SMTP-Port |
SmtpSecure | Boolean | Wenn true, wird SSL beim Senden verwendet. |
AcceptAllCertificates | Boolean | Akzeptiert alle SSL-Zertifikate (auch ungültige). |
MailNewUserNotification | Boolean | Wenn true, wird eine Benachrichtigungs E-Mail, bei der Erstellung eines neuen Benutzer, an die Benutzer E-Mail-Adresse gesendet. |
MailNewUserToAdress | Boolean | Zusätzlich kann auch bei der Erstellung eines neuen Benutzers eine Benachrichtigung (Admin) an diese Adresse gesendet werden. |
MailNewUserFromAdress | String | Absender-E-Mail-Adresse für die Benachrichtigungen |
LogImap | Boolean | Wenn true, werden alle Imap-Aktivitäten mitprotokolliert. Das Log finden Sie im Work Ordner unter IMAPLOG. |
UserNotificationSubject | String | E-Mail Betreff der Benutzerenachrichtigungs-E-Mail. Folgende Platzhalter können verwendet werden:
|
UserNotificationBodyText | String | Nachricht der Benutzerbenachrichtigungs-E-Mail. Folgende Platzhalter können verwendet werden:
|
AdminNotificationSubject | String | Subjekt der Benutzerbenachrichtigungs-E-Mail. Folgende Platzhalter können verwendet werden:
|
AdminNotificationBodyText | String | Nachricht der Adminbenachrichtigungs-E-Mail. Folgende Platzhalter können verwendet werden:
|
Settings¶
Klicken Sie hier um die Settings-Konfiguration zu sehen
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Feldname | Typ | Beschreibung |
---|---|---|
WorkingDir | String | Arbeitsverzeichnis, in dem die E-Mails temporär zwischengespeichert werden. In diesem Ordner werden auch die Blacklist E-Mail Adressen gespeichert. |
OperationMode | Numeric | Bertriebsmodus des EMailArchiver
|
RunIntervall | Numeric | Zeit zwischen zwei Archivierungsläufen. Angabe in Minuten. |
MaxBatches | Numeric | Maximale Anzahl der Verarbeitungsdurchgänge pro Archivierungslauf. |
NumMessages | Numeric | Maximale Anzahl der Nachrichten, die pro Verarbeitungsdurchgang verarbeitet werden. |
Monitoring¶
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Feldname | Typ | Beschreibung |
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StartTime | String | Zu dieser Uhrzeit erfolgt die Überprüfung ob E-Mails in den letzten 24 Stunden archiviert worden sind. |
ToAdress | String | E-Mail-Adresse des Empfängers der Benachrichtigungsemail. Angabe als kommagetrennte Liste. |
UseDocuvitaSmtp | Boolean | Wenn true: Werden die docuvita-SMTP Einstellungen verwendet. Wenn false: Die SMTP-Einstellungen aus der SMTP-Sektion werden verwendet. |
SendAlwaysNotification | Boolean | Wenn true, sendet der Dienst nach jeder Überprüfung eine Benachrichtigungsmail. |
HeaderError | String | Betreff der Benachrichtigungsmail wenn bei der Überprüfung keine neuen E-Mails gefunden wurden. |
HeaderOk | String | Betreff der Benachrichtigungsmail, wenn bei der Überprüfung neuen E-Mails gefunden wurden. |
Postboxes¶
Postboxes sind die letzte Sektion in der Konfigurationsdatei, die wiederum aus drei Sektionen besteht:
IMAP¶
Klicken Sie Hier um die IMAP-Konfiguration zu sehen
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Feldname | Typ | Beschreibung |
---|---|---|
ImapServer | String | Hostname oder IP-Adresse des IMAP Servers |
SecureOption | String | Ermöglicht dem MailKit die Entscheidung zu treffen, welche SSL oder TSL Einstellungen zu verwenden sind. |
ImapPort | Numeric | Port des IMAP-Servers |
ImapUsername | String | Benutzername des IMAP-Kontos |
ImapPassword | String | Passwort des IMAP-Kontos |
AcceptAllCetificates | Boolean | Alle SSL-Zertifikate akzeptieren (auch ungültige). |
DeleteMessage | Boolean | Wenn true, wird die Nachricht nach dem erfolgreichen Download vom IMAP-Server gelöscht. |
ImapFolder | String | IMAP Ordner: Standardmäßig heißt der Ordner Posteingang INBOX, ein anderer Ordner kann ebenfalls ausgewählt werden. |
IncludeSubfolders | Boolean | Wenn true dann werden auch die Unterverzeichnisse des IMAP-Ordners berücksichtigt. |
ExcludeFolders | String | Die auszuschließenden Ordner: Angabe als kommagetrennte Liste. |
UnreadMailsOnly | Boolean | Wenn true, werden nur die als ungelesen markierten E-Mails heruntergeladen. Die E-Mails werden nach dem erfolgreichen Download als gelesen markiert. |
SharedMailBox | Boolean | Wenn true, dann wird ein freigegebenes Postfach von Office365 verwendet. |
docuvita¶
Klicken Sie hier um die docuvita-Konfigurationen
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Feldname | Typ | Beschreibung |
---|---|---|
DvApiUsername | String | Benutzername des docuvita-API-Benutzers, der für die Archivierung verwendet wird. |
DvApiPassword | String | Passwort des docuvita-API-Benutzers, der für die Archivierung verwendet wird. |
AuthenticationConfigurationId | Numeric | Art der Benutzeranmeldung bzw. der zu verwendende Anmeldeprovider. |
ArchiveParentObjectId | Numeric | Objekt-Id des übergeordneten Objekts, in dem die E-Mails archiviert werden. |
UseDateFolders | Boolean | Wenn true, wird folgende Struktur für die Archivierung verwendet: Jahr/Monat/Tag. |
MoveExistingMails | Boolean | Ablegen bereits archivierter E-Mails in der von Ihnen gewünschten Ordnerstruktur. Sinnvoll für die Archivierung alter E-Mails mit dem EMailArchiver. |
DvSystemId | Numeric | System ID Ihres docuvita-Systems |
DvSystemAlias | String | Systemalias Ihres docuvita-Systems |
UserParentObjectId | Numeric | ParentElement für neue docuvita Benutzer |
AccessRight | Numeric | Mit dieser Option können die Zugriffsrechte für die archivierten E-Mails vergeben werden. |
Setting¶
Klick Sie hier um die Setting-Konfiguration zu sehen
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Feldname | Typ | Beschreibung |
---|---|---|
IsActive | Booelan | Wenn true, werden E-Mails aus dem Postfach geholt und archiviert. |
ArchiveMode | Numeric | Archivierungsmodus :
|
BackupFiles | Boolean | Wenn true, werden alle Nachrichten und XML-Dateien in dem Ordner backup gesichert. |
CreateAutoprofilerXml | Boolean | Wenn true, werden XML-Dateien für den Autoprofiler erstellt. Die Ablage erfolgt im Work-Verzeichnis im Unterordner Autoprofiler. |
BlacklistFolder | String | Die als Blacklistmails markierten E-Mails werden in diesen Ordner verschoben. Wenn kein BlacklistFolder hinterlegt ist, wird die E-Mail direkt gelöscht. |
BlacklistSender | String | Alle E-Mails, deren Absender dem angegebenen Muster entsprechen, werden in den Blacklist-Ordner verschoben. Es kann hier mit Wildcards und RegEx gearbeitet werden. |
BlacklistSubject | String | Alle E-Mails, deren Betreff dem angegebenen Muster entsprechen, werden in den Blacklist-Ordner verschoben. Es kann hier mit Wildcards und RegEx gearbeitet werden. |
BlacklistRecipient | String | Alle E-Mails, deren Empfänger dem angegebenen Muster entsprechen, werden in den Blacklist-Ordner verschoben. Es kann hier mit Wildcards und RegEx gearbeitet werden. |
Archivierungshinweis
E-Mails im Blacklist-Ordner werden nicht archiviert.
Beispiel Konfiguration¶
Nachfolgend finden Sie Beispielkonfigurationen zur Verdeutlichung verschiedener Anwendungsfälle, die durch die Konfigurationsdatei abgedeckt werden.