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faktur:box MailArchiver

Einleitung

Dieses Handbuch richtet sich an Systemadministratoren und IT-Verantwortliche, die vor der Aufgabe stehen, ein bereits installiertes docuvita Dokumentenmanagement-System auf die speziellen Anforderungen zur Konfiguration des faktur:box MailArchivers anzupassen. Es erläutert die Schritte, die für eine Konfiguration des faktur:box MailArchivers erforderlich sind.

Über dieses Handbuch

In diesem Kapitel möchten wir Sie mit dem Ziel und Zweck dieses Handbuches vertraut machen. Hier finden Sie Informationen über das Konzept des Aufbaus dieses Handbuches. Dieses Handbuch erklärt die Funktionen und die Konfiguration des faktur:box MailArchivers.

Symbolerklärung

An verschiedenen Stellen dieses Handbuches finden sich Hinweis-Boxen, die Sie auf besonders wichtige oder wissenswerte Informationen aufmerksam machen sollen.

Achtung

Diese Hinweise sollten Sie unbedingt beachten.

Info

Hinweise dieser Kategorie enthalten hilfreiche Tipps.

E-Mail Archivierung mit docuvita DMS

Das docuvita DMS stellt alle technischen Hilfsmittel zur Verfügung, um eine revisionssichere E-Mail Archivierung im Unternehmen einführen zu können. Um eingehende Nachrichten vor Manipulation zu schützen, werden sie bereits archiviert, bevor sie den Nutzer erreichen. Zudem steuert ein Berechtigungssystem den Zugriff auf die Daten und eine Zugriffsprotokollierung ermöglicht die Kontrolle der Datennutzung. Durch die Archivierung im docuvita DMS kann vor allem gewährleistet werden, dass E-Mails in ihrem betrieblichen Zusammenhang mit anderen Dokumenten an einem Ort zur Verfügung stehen.

Die Ablage in individuellen bzw. branchenspezifischen Aktenstrukturen und das schnelle Wiederauffinden von Dokumenten aus unterschiedlichen Quellen (Brief, Fax, E-Mail, etc.) erleichtert die Informationsgewinnung entscheidend. Archivierte E-Mails lassen sich ebenfalls in automatisierte Wiedervorlagen und Workflows einbetten. Damit stehen sämtliche Informationen bei der digitalen Bearbeitung dokumentenbasierter Geschäftsprozesse zur Verfügung.

Systemvoraussetzungen

  • docuvita online oder ein von außen erreichbares docuvita-System
  • Postfach mit IMAP-Zugriff
  • API-Benutzer
  • Eine freie Zugriffslizenz

Konfiguration

Für die Konfiguration des faktur:box Mailarchivers steht Ihnen ein Weboberfläche zur Verfügung.

Anmeldung

Für die Anmeldung am System rufen Sie die von uns zur Verfügung gestellte URL auf. Diese erhalten Sie per E-Mail.

https://emailarchiver.docuvita.online/IhrAlias/ 

oder

https://emailarchiver.faktur.digital/IhrAlias/

login

Feld Beschreibung
Benutzername Ihr docuvita-Benutzer auf dem angegebenen docuvita-System
Passwort Das Passwort für den ausgewählten docuvita-Benutzer.
docuvita Server URL URL zu Ihrem docuvita-online-System
API-GUID GUID des API-Benutzers

Benutzer

Der angegebene Benutzer muss über Administratorrechte auf dem docuvita-System verfügen.

docuvita Server URL

Tragen Sie hier die URL Ihres Systems ein (ohne das /web am Ende).

 https://h02.docuvita.online/IhrAlias/services/

API-Benutzer

Stellen Sie sicher, dass der API-Benutzer das Recht hat, E-Mail-Objekte sowie E-Mail-Ordner-Objekte anzulegen.

Startseite

Nach einer erfolgreichen Anmeldung gelangen Sie auf folgende Seite:

emptyhomepage

Damit der faktur:box MailArchiver E-Mails in Ihrem docuvita archivieren kann, muss die Anwendung konfiguriert werden. Hierfür klicken Sie auf den Button Jetzt konfigurieren. Auf die Konfigurationsseite gelangen Sie auch über den Menüreiter Konfiguration.

docuvita-Konfiguration

Unter Konfiguration befindet sich die docuvita-Konfiguration.

Standard Konfiguration

Der faktur:box MailArchiver online ist für ihr docuvita-online-System bereits vorkonfiguriert. Alles was Sie noch erledigen müssen, ist die Anlage eines API-Benutzers. Eine Anleitung dazu finden Sie hier.

docuvitaconfig

Globale Zugriffsrechte

Bitte beachten Sie, dass die Vergabe der globalen Zugriffsrechte nur in der Enterprise-Edition enthalten ist.

Bei der Standrd-Edition stehen Ihnen folgende Felder nicht zu Verfügung: Benutzer E-Mail-Adresse Feld, Gruppen E-Mail-Adresse Feld und Globale Zugriffsrechte.

Feld Beschreibung
Server URL URL zu Ihrem docuvita-System, diese wird aus Ihrer Anmeldung übernommen.
API Guid API-Guid des API-Benutzers in docuvita
Mandanten Ihr docuvita-Mandant
E-Mail Objekttyp Objekttyp-ID des E-Mail-Objektes in docuvita
E-Mail Ordner Objekttyp Objekttyp-ID des E-Mail-Ordner-Objektes in docuvita
Archivordner Objekt-ID ID des Archivordners im docuvita
Archivierungsintervall (Minuten) Archivierungsintervall in Minuten. Der kleinstmögliche Wert beträgt 1.
Benutzer E-Mail-Adresse Feld Das Feld, in dem die E-Mail-Adressen der Benutzer gepflegt werden. Das Feld wird für Rechtevergabe benötigt.
Gruppen E-Mail-Adresse Feld Das Feld, in dem die E-Mail-Adressen der Gruppen gepflegt werden. Dieses Feld wird für Rechtevergabe benötigt.
Globale Zugriffsrechte Zugriffsrecht auf die archivierten E-Mails

Postfachkonfiguration

Um ein Postfach hinzuzufügen, klicken Sie auf den Button Postfach hinzufügen. Hier kommen Sie auf folgende Seite:

addpostbox

Workflows und JournalPostfach

Bitte beachten Sie, dass das Starten von Workflows sowie das Anlegen eines Journalpostfaches nur in der Enterprise-Edition enthalten sind.

Bei der Standrd-Edition stehen Ihnen folgende Felder nicht zu Verfügung: JournalPostfach und Start Workflow

Postfach hinzufügen

Feld Beschreibung
IMAP Server Der Mail-Server, in dem sich Ihr Postfach befindet.
IMAP Port Der Port, über den Ihr Mail-Provider erreichbar ist.
IMAP Benutzer Die E-Mail-Adresse, die archiviert werden soll.
IMAP Passwort Passwort für den angegebenen IMAP-Benutzer
Sichere Verbindung (SSL) Setzen Sie den Haken, wenn eine sichere Verbindung zum Mail-Server aufgebaut werden soll.
Verbindung Testen Testet die Verbindung zum IMAP-Server und aktualisiert die Postfachordnerliste.
Journal Postfach Setzen Sie den Haken, wenn Sie über ein Journal-Postfach verfügen .
Postfach Ordner Der Ordner in Ihrem Postfach, der abgeholt werden soll. Um mehrere Postfachordner zu archivieren, halten Sie die Strg-Taste gedrückt und klicken Sie die Ordnernamen an.
Nicht zu archivierende Unterordner Unterordner unter dem Postfach-Ordner, die nicht archiviert werden sollen. Um mehrere Unterordner bei der Archivierung zu überspringen, halten Sie die Strg-Taste gedrückt und klicken Sie die Ordnernamen an.
Archivierungsmodus Hier können Sie eins der drei vefügbaren Archivierungsmodi auswählen
Blacklist E-Mails vom IMAP-Server löschen Wenn unerwünschte (Blacklist-) E-Mails gefunden werden, haben Sie die Möglichkeit, diese vom IMAP-Server zu löschen. Wenn der Haken nicht gesetzt ist, werden diese E-Mails nicht archiviert, sie bleiben jedoch in ihrem Postfach liegen.
Blacklist Betreff Hier haben Sie die Möglichkeit, Betreffszeilen zu defineren, die standardmäßig auf der Blacklist landen sollen. Dies erfolgt durch Reguläre Ausdrücke. Mehrere Reguläre Ausdrücke können mit Zeilenumbruch angegeben werden.
Blacklist Absender Hier haben Sie die Möglichkeit, Blacklist-Absender zu defineren. Dies erfolgt durch Reguläre Ausdrücke. Mehrere Reguläre Ausdrücke können mit Zeilenumbruch angegben werden.
Blacklist Empfänger Hier haben Sie die Möglichkeit, Blacklist-Empfänger zu defineren. Dies erfolgt durch Reguläre Ausdrücke. Mehrere Reguläre Ausdrücke können mit Zeilenumbruch angegeben werden.
Start Workflow Hier haben Sie die Möglichleit, Workflows auf E-Mails nach dem Archivierungsvorgang zu starten.Um mehrere Workflows zu starten, halten Sie die Strg-Taste gedrückt und klicken Sie die Workflownamen an.

Workflows

Achten Sie darauf, dass der E-Mail-Objekttyp bei dem Workflow registriert ist, ansonsten kann der Workflow auf das E-Mail-Objekt nicht gestartet werden.

Archivierungsmodus

Hier haben Sie die Wahl zwischen drei Modis:

  1. E-Mails archivieren und als archiviert markieren: Hier werden die E-Mails archiviert und auf dem Mail-Server unverändert beliben.

  2. Ungelesene E-Mails archivieren und als gelesen markieren: Hier werden ausschließlich die ungelesenen E-Mails archiviert.

  3. Alle E-Mails archivieren und anschließend löschen: Hier werden alle E-Mails archiviert, die sich aufm dem Server befinden und anschließend gelöscht.

Konfiguration Zugriffsrechte

Hier können Sie die globalen Rechte de/aktivieren sowie postfachbezogene Zugriffs Rechte Setzen.

rights

Globale Zugriffsrechte

Bitte beachten Sie, dass das Aktivieren von globalen Zugriffsrechten nur in der Enterprise-Edition enthalten sind.

Bei der Standrd-Edition stehen Ihnen folgende Felder nicht zu Verfügung: Globale Rechte aktivieren

Feld Beschreibung
Globale Rechte aktivieren Nehmen Sie den Haken raus, wenn nur die postfachbzeogenen Zugriffsrechte eingreifen sollen
Postfachbezogene Zugriffsrechte Setzen Sie den Haken, wenn postfachebezeogene Zugriffsrechte vergeben werden sollen
Rechte folgenden Benutzern gewähren Kommagetrennte Liste der IDs von Benutzern, die das ausgewählte Rechte auf die E-Mails aus dem jeweiligen Postfach erhalten sollen.
Zugriffsrecht Das Recht auf die E-Mails.

Anhänge

Wir bieten Ihnen die Möglichkeit an, Anhänge aus E-Mails zu extrahieren und diese separat zu archivieren.

attachments

Workflows auf Anhänge Starten

Bitte beachten Sie, dass das Starten von Workflows nur in der Enterprise-Edition enthalten sind.

Bei der Standrd-Edition stehen Ihnen folgende Felder nicht zu Verfügung: Workflow je Anhang starten

Feld Beschreibung
Anhänge extrahieren Setzten Sie den Haken, wenn Anhänge extrahiert und separat archiviert werden sollen.
Nur Anhänge verarbeiten Hier werden nur die Anhänge archiviert. Bitte beachten Sie, dass mit dieser Option keine E-Mails archiviert werden.
Dokument Objekttyp Objekttyp der zu archivierenden Anhänge
ID des Ablageordners ID des Ablageordners, in dem die Anhänge abgelegt werden sollen
Nur Dateien mit folgendem Suchmuster verarbeiten Hier können Sie mittels Regulärer Ausdrücke festlegen, welche Dateianhänge verarbeitet werden sollen. Mehrere Reguläre Ausdrücke können mit Zeilenumbruch angegben werden. Z.B pdf$ hier werden nur Dateien verarbeitet, die mit pdf enden.

PDFs zusammenfführen

staplepdf

Feld Beschreibung
Workflow je Anhang starten Setzt Sie den Haken, wenn die PDF-Anhänge zu einem Dokuemt zusammengefüührt werden sollen.
Suchmuster zur Bestimmung des ersten Dokumentes Wenn ein Suchmuster angegeben wird, werden die Seiten des Dokuemntes, auf das der reguläre Ausdruck zuerst zutrifft, als erstes im zusammengeführten PDF-Dokument angezeigt. Die Reihenfolge der restlichen Dokumente wird dann nicht beachtet.
Wird kein Suchmuster angegeben, wird die Reihenfolge der Dokumente beim Heften nicht beachtet.

Workflow auf Anhänge starten

workflows

Feld Beschreibung
Workflow je Anhang starten Setzt Sie den Haken, wenn Workflows auf die Anhänger gestartet werden sollen.
Start Workflow Hier haben Sie die Möglichleit, Workflows auf den E-Mail Anhängen nach dem Archivierungsvorgang zu starten. Um mehrere Workflows zu starten, halten Sie die Strg-Taste gedrückt und klicken Sie die Workflownamen an..
Workflow Startparameter Hier haben Sie die Möglichkeit, Workflowparameter als JSON-String anzugeben. Mehrere Workflows mit Startparameter können angegeben werden.

WorkflowName

In der Variable WorkflowName geben Sie den internen Namen des ausgewählten Workflows an.

Anwendugsbeispiele für die Workflowstartparameter finden Sie in den Beispielen unten.

Beispiel Workflow Startparameter

Ein Workflow mit Startparameter

workflowstartparameter

    {
    "WorkflowName": "INTERNER WORKFLOWNAME",
    "WorkflowValues": [
            {
            "FieldId": 1,
            "FieldName": "Feld1",
            "FieldValueString": "Wert1"
            }
        ]
    }

Mehrere Workflows mit Startparameter

workflowsstartparameter

    [
        {
            "WorkflowName": "INTERNER WORKFLOWNAME1",
            "WorkflowValues": [
                {
                    "FieldId": 1,
                    "FieldName": "Feld1",
                    "FieldValueString": "Wert1"
                },
                {
                    "FieldId": 2,
                    "FieldName": "Feld2",
                    "FieldValueString": "Wert2"
                }
            ]
        },
        {
        "WorkflowName": "INTERNER WORKFLOWNAME2",
        "WorkflowValues": [
                {
                    "FieldId": 1,
                    "FieldName": "Feld1",
                    "FieldValueString": "Wert1"
                },
                {
                    "FieldId": 2,
                    "FieldName": "Feld2",
                    "FieldValueString": "Wert2"
                }
            ]
        }
    ]