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Dokumente teilen

Mit Hilfe von Links kann man in docuvita auf einzelne Dokumente oder auch auf ganze Ordner/Arbeitsmappenelemente zugreifen. Diese Links können u.a. im Webbrowser oder im WindowsClient geöffnet werden.
Folgende Freigabe- und Teilenfunktionen können verwendet werden:

  • Freigabe von Dokumenten an Externe ohne docuvita-Account über einen Download ohne Authentifizierung.
  • Freigabe von Dokumenten an Externe ohne docuvita-Account über einen Download mit Authentifizierung.
  • Link zum Öffnen/Anzeigen des Dokumentens (Ordner/Arbeitsmappe) direkt im Webbrowser. Dafür ist eine normale Benutzeranmeldung erforderlich.

Freigabe von Dokumenten

Über docuvita können einzelne Dokumente freigegeben werden. Dadurch können diese Dokumente direkt über docuvita heruntergeladen werden.

Spezielle Nutzerberechtigungen nötig

Um Dokumente aus docuvita für externe Personen zugänglich zu machen, benötigen Sie die Berechtigung Dokument teilen auf dem entsprechenden Objekttyp. Falls Sie diese Berechtigung nicht haben, wenden Sie sich bitte an Ihren Administrator.

Um ein Dokument für externe Personen freizugeben, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das entsprechende Dokument in docuvita und wählen die Option Dokument teilen aus.

sharedocument.png

Anschließend öffnet sich das folgende Fenster:

sharedocumentoptions.png

Hier haben Sie die folgenden Einstellmöglichkeiten:

Feld Beschreibung
Name Dieses Feld wird automatisch mit dem hinterlegten Dokumentnamen befüllt.
Beschreibung Hier haben wir die Möglichkeit noch zusätzlich eine Beschreibung anzubringen.
Typ Öffentlicher Download oder Privater Download:
Öffentlicher Download: Falls Sie das Dokument über einen Link abrufbar (öffentlich) zur Verfügung stellen wollen, entfallen alle nachfolgenden Einstellmöglichkeiten. Nach dem Klick auf Teilen öffnet sich ein Fenster, aus dem Sie den Link kopieren können, über den unser Dokument nun abrufbar ist. Alle Personen, die diesen Link haben, können das Dokument auch abrufen. Es sind keine zusätzlichen Berechtigungen nötig.
Privater Download: Mithilfe dieser Option wird das Dokument nur denjenigen Personen zur Verfügung gestellt, deren Name bei Empfänger in selbigem Fenster hinterlegt wird. Diese Personen bekommen dann eine E-Mail mit dem Link zum Download des Dokuments zugesandt und können sich mithilfe Ihres Nutzerkontos in docuvita anmelden und die Datei herunterladen.
Anzahl Downloads Diese Option ist nur für ‘Private Downloads’ verfügbar.
Ermöglicht die Beschränkung der Downloadanzahl.
Gültig bis Diese Option ist nur für ‘Private Downloads’ verfügbar.
Damit kann das Dokument mit einem Ablaufdatum versehen werden. Nach Ablauf dieses Datums ist kein Zugriff mehr auf das Dokument möglich.
Betreff Diese Option ist nur für ‘Private Downloads’ verfügbar. Betreff der E-Mail, die an den Nutzer versendet wird.
Nachricht Diese Option ist nur für ‘Private Downloads’ verfügbar. In der Nachricht muss auf jeden Fall der Link zum Dokument enthalten sein. Diesen können Sie mit dem Platzhalter ##link## angeben.
Empfänger Diese Option ist nur für ‘Private Downloads’ verfügbar. Über den Button Hinzufügen können Sie die Personen auswählen, für die Sie unser Dokument freigeben möchten.

Nutzerkonten für Externe Freigabe

Wenn Sie über den Privaten Download externe Freigaben steuern wollen, dann muss für den Empfänger ein Konto mit speziellen Berechtigungen eingerichtet sein. Sollten Sie in der Liste der möglichen Empfänger nicht fündig werden, wenden Sie sich bitte an Ihren Administrator. Dieses Nutzerkonto benötigt keine Zugriffslizenz. Nach dem Login des externen Benutzers startet sofort der Download des Dokuments. Der externe Benutzer hat keinerlei Zugriff auf andere Ressourcen außer das für ihn freigegebene Dokument.

Mailadressen

Bei den Nutzerkonten für die externe Freigabe muss zwingend das Feld E-Mail-Adressen gefüllt sein. Des weiteren muss beim Ersteller einer privaten Freigabe eine E-Mail-Adresse hinterlegt sein.

Das nachfolgend beschriebene Verfahren zeigt Ihnen, wie Sie sich automatisch bei Neuanlage oder Änderung eines Dokuments einen Link zu dessen Freigabe generieren lassen können. Diese Einstellung müssen Sie einmalig pro Objekttyp treffen. Anschließend sind alle neu angelegten bzw. geänderten Dokumente dieses Objekttyps über einen individuellen Link aufrufbar. Dieser Link öffnet dann im Browser die Webversion von docuvita und zeigt direkt das entsprechende Dokument an.

Nur für docuvita-Benutzer

Der automatisch generierte Dokumentlink kann nur von docuvita-Benutzern geöffnet werden. Ohne einen docuvita-Account ist kein Zugriff auf das Dokument über diesen Link möglich.

Administratorberechtigungen

Falls für Dokumente eines bestimmten Objekttyps noch keine Links generiert werden, wenden Sie sich bitte an Ihren docuvita-Administrator.

Hinzufügen individuelles Feld

Als erstes muss bei dem gewünschten Objekttyp ein zusätzliches, individuelles Feld hinzugefügt werden. Wechseln Sie hierzu in den Menüpunkt Administration (#1). In der Navigationsleiste wählen Sie den Punkt Objekttypen (#2) aus. Markieren Sie in der Übersichtstabelle den gewünschten Objekttyp (#3) und klicken Sie in der Menüleiste auf die Schaltfläche Felder bearbeiten (#4).

objectlist.png

In der dargestellten Liste klicken Sie im oberen Bereich auf die Schaltfläche Feld hinzufügen.

fieldlist.png

Es erscheint das folgende Fenster.

fieldlist.png

Folgende Einstellungen müssen vorgenommen werden:

Feld Wert Beschreibung
Feldtyp String
Feldname Link Technischer Feldname. Muss eindeutig für den Objekttyp sein.
Anzeigename Link So sieht der Benutzer das Feld.
Beschreibung Link zum Teilen Kontexthilfe für die Benutzer
Automatische Feldberechung → bei Speicherung neuer Objekte ja Dadurch wird der Link berechnet.
Ausdruck für die Feldberechnung https://h02.docuvita.online/ihrsystemalias/services/web?objectid=@@Me('obj.objectid')@@ Weitere Infos zur Feldberechnung finden Sie hier.

Die Änderungen mit der Schaltfläche Feld Speichern übernehmen.

Ändern von alten Objekten

Die Änderungen greifen erst bei der Erstellung von neuen Objekten. Sollen diese Änderungen bei allen bereits bestehenden Dokumenten durchgeführt werden, wenden Sie sich bitte an unseren Support.

linkcomplete.png