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Informationsworkflow

Der Workflow Information bietet Ihnen die Möglichkeit einem anderen docuvita Benutzer sowohl eine Information als auch das Dokument selber zukommen zu lassen.

Starten des Workflows

Zum Starten des Workflows wählen Sie im ersten Schritt das Dokument aus, über das Sie jemanden informieren wollen. In unserem Beispiel faktur:digital ER - RE1234/98.

listenübersicht.png

Wechseln Sie im Menüband auf den Reiter Objekt und klicken Sie mit der linken Maustaste auf den Papierflieger. Wählen Sie den Eintrag Information aus.

workflowauswahl.png

Es erscheint das folgende Fenster:

startparameter.png

Folgende Eingaben sind notwendig:

Feld Beschreibung
Benutzer Hier erfolgt die Auswahl des zu benachrichtigenden Benutzers.
Nachricht Diese Nachricht bekommt der Benutzer als Informationstext angezeigt.

Benutzerauswahl

benutzerwahl.png

Zum Starten des Workflows die Eingabe mit Starten bestätigen.

starten.png

Offene Aufgaben

Eine Übersicht mit allen offenen Aufgaben des eigenen Benutzers finden Sie in der Baumansicht.

opentasks.png

Die Listenübersicht sieht folgendermaßen aus:

opentaskslist.png

Mit einem Klick auf die gewünschte Aufgabe öffnet sich die detaillierte Ansicht dazu.

Bearbeiten von Informationsaufgaben

Je nach aktuellem Workflowschritt unterscheidet sich die Darstellung der detaillierten Aufgabenansicht von der Vorherigen.

opentasks.png

Beim Öffnen der Aufgabe wird automatisch die Vorschau des dazugehörigen Dokuments in der Listenansicht und die dazugehörigen Metadaten in den Objektdetails angezeigt.

taskdetails.png

In den Aufgabendetails finden Sie Informationen zu:

  • Von wem Sie die Information bekommen haben (z.B. Information von FMeyer)
  • Bis wann diese Information fällig ist (Fällig am:)
  • Den Namen sowie die Beschreibung zu dem betreffenden Dokument
  • Die eigentliche Information (Nachricht:)

Sie haben beim Workflow Information noch die Möglichkeit dem Ersteller (Workflowstarter) eine Rückmeldung zu geben. Diese können Sie in das Feld Rückmeldung an Ersteller: eintragen.

completetask.png

Mit dem Symbol canceltask.png können Sie die Bearbeitung der Aufgabe abbrechen. Alle Änderungen in den Aufgabendetails werden nicht gespeichert.

Mit dem Symbol completetask.png schließen Sie die Bearbeitung dieser Aufgabe ab.

Beachten Sie

Änderungen am Dokument selbst und/oder bei den Eigenschaften sind unabhängig von diesen Schaltflächen. Das bedeutet, dass Änderungen bei den Eigenschaften zusätzlich gespeichert/verworfen werden müssen.

Workflow abschließen

Sollte der Informationsempfänger keine Rückmeldung eingetragen haben, ist der Workflow an dieser Stelle beendet. Sie haben keine weiteren Arbeiten zu erledigen. Wird Ihnen durch den Bearbeiter eine Rückmeldung eingetragen, bekommen Sie eine neue Aufgabe Rückmeldung zur Information von in der Aufgabenliste.

answertask.png

Mit einem Klick auf das Symbol information.png können Sie sich den Verlauf des Workflows anzeigen lassen.

answertask.png

Die Details der Eingabe können Sie sich mit einem Klick auf das Augensymbol (zweite Spalte von links) anzeigen lassen.

answertask.png

Die Aufgabe kann wie gewohnt mit dem Symbol completetask.png abgeschlossen werden.